Je mail, tu mail, on mail…
Les origines : L’inventeur de l’e-mail est Raymond Tomlinson (1941-2016) et il a fait ça en 1971.
Cet ingénieur américain est aussi à l’origine de l’utilisation de l’arobase.
L’origine de l’arobase : plusieurs pistes :
Il aurait été utilisé pour la première fois au Moyen Age par des moines copistes.
Pour d’autres, @ viendrait de l’arroba (en castillan et en portugais) de arrova (en catalan), représentant une unité de mesure en usage en Espagne et au Portugal.
Pour d’autres il s’agit d’un terme arabe signifiant « le quart » représentant un quart de quintal. L’arobase servait alors aussi d’unité de volume pour les liquides.
On retrouve l’Arroba en Espagne dès le Xième siècle. Il n’est pas une unité de mesure mais le logogramme d’une unité de mesure. L’arobase serait à l’origine une graphie « onciale » qui se développe entre les IIIème et IVème siècle. Il proviendrait de la contraction du terme typographique « à rond bas » pour « bas » pour : bas de casse, en langage typographique (pour un caractère écrit en minuscule).
Il y a aussi une autre hypothèse : il s’agirait d’une ancienne ligature latine (=fusion de deux caractères consécutifs) pour ad signifiant « près de », la boucle s’enroulant autour du a pour figurer le d en onciale (écriture calligraphique du moyen âge).
On trouve également l’@ dans les comptes de marchands florentins. Son usage est répandu aux Etats-Unis dès le XIXème siècle dans l’annotation du prix unitaire des marchandises.
Bref, aujourd’hui, il relit un utilisateur à un nom de domaine.
En 2017 : 269 milliards de mail au niveau mondial, par jour !
En 2019 : 293.6 milliards de mail au niveau mondial par jour (source : statista.com)
Les mails à gérer au quotidien sont de plus en plus comme un flux continu à gérer. Tout salarié a affaire à une quantité de mails. Le matin, qu’est-ce qu’on fait ? on ouvre sa boîte mail. Et là ! bing c’est parti une liste de mails à traiter : les urgents, les moins urgents, ceux qui sont à « jeter » directement. On peut même répéter cette tâche plusieurs fois par jour, bref le mail est chronophage et envahit rapidement notre travail quotidien !
Mais le mail n’est pas ton ennemi, il faut juste le canaliser et ne pas le laisser dicter ton activité à ta place.
Quelques conseils pour économiser du temps et gagner en sérénité :
1/ Garder le contrôle : à moins de travailler dans un centre de sureté nucléaire, il faut se limiter dans la consultation des mails donc c’est à vous de décider quand la consulter. Idéalement, le mieux, c’est en arrivant le matin, en début d’après-midi et en fin de journée. Et si il y a vraiment urgence, il y a toujours le téléphone.
On ferme sa messagerie entre les consultations (ne pas être dérangé par des notifications, on peut même les désactiver).
2/Organiser sa boîte mail : il faut que visuellement elle soit simple, aérée. Créer des répertoires de manières intuitifs. Utiliser des codes couleur (par exemple si interlocuteur fréquent).
3/ Etre réactif mais pas trop : il n’est peut-être pas impératif de répondre dans l’heure donc déjà essayer de répondre dans la journée c’est plutôt bien. Bloquer un créneau « à traiter » sur son agenda.
4/ Envoyer des mails à bon escient : parfois un coup de fil est plus adapté, plus efficace.
5/ Soigner l’objet du mail : (« pour info », « urgent »…)
5/ Cibler les destinataires : cela paraît évident mais mettre en copie la terre entière ne sert à rien et génère une perte de temps supplémentaires (exemple : questions et réponses suite au mail).
6/utilisez les messages d’absence (c’est pratique et ça fait beaucoup plus professionnel).
Et enfin : vider la corbeille régulièrement.